做好秘书工作需处理好的三组关系

      秘书工作涉及多方关系，从工作目标来看，要处理好质量与效率的关系；从工作主体来看，要处理好领导与下属的关系；从工作方式来看，要处理好主动与被动的关系。

      一、质量与效率的关系
      秘书工作，既有质量的标准，也有效率的要求。要实现优质高效，必须坚持三个标准、做到三讲。
      三个标准：一是不满意的不出手。自己不满意的，领导往往也不会满意。任何一个件，在时间允许的情况下，都要自己满意了才能出手。二出手的件问不倒。对报出的件，自己应当没有疑惑之处，做到情况清、政策清、法规清，让领导问不倒。换句话说，要把文、把事办明白，不能糊里糊涂向上报。三是出手的件无硬伤。该走的程序要到位，该把的关要把住，确保每个件不犯逻辑不清、错别字等低级错误。在报出每一个件的时候，都要问问自己：这个件自己是否满意，还有什么疑问，有什么地方不放心、不踏实，然后回头仔细查找。
      三讲：一是讲程序。只有程序到位，审核把关才能不缺位；程序一旦有疏漏，就可能做成夹生饭，给我们的工作带来麻烦甚至问题。讲程序，就是要按程序办事，对内坚持一级对一级负责，确保各项工作有序运转；对外注意发挥部门（业务单位）的作用，不能越俎代庖。二是讲规则。接球不发球、打球不持球，是办公厅（室）工作的基本规则。办公厅（室）的工作要么来自领导交办，要么来自部门或者地方的请示。工作中，不是我们想干什么，而是领导、部门或地方需要我们干什么；我们的任务是来什么干什么，而不能想什么做什么。换句话说，要接球、打球但不发球。对于接到的球，要马上处理，也就是不持球。不持球，就是不压件、不落件，任何一个球，上踢也好，下踢也罢，就是不能不踢。当然，踢球要按规则，规则的具体体现就是制度。一个部门、一个单位，工作要正常运转，必须健全各项制度，实行规范化管理，做到人人责任分明，处处有章可循。三是讲时效。办公厅（室）位居中枢，效率高低关系全局工作的正常运转。秘书工作人员必须牢固树立时效观念，对于普通文电，做到当天处理不过夜；对于复杂文电，要有时限要求，难以处理的，要及时请示，尽早解决问题。

      二、领导与下属的关系
      秘书是为领导服务的，有参谋之职，无决策之权，在决策体系中处于被动地位，不能擅自行动、乱作为。做好秘书工作，既要做思想上的巨人，敢于、善于从领导的角度思考问题、提出意见；又要做行动上的矮子，按规矩办事，服从命令、听从指挥。具体来说，要强化三个意识、把握一个关系。
      三个意识：一是政治意识。没有政治上的坚定性就没有思想和行动上的统一性。作为秘书工作人员，要有高度的政治敏锐性和政治鉴别力，不仅要善于从政治上观察、分析问题，而且要把讲政治贯彻到每一项具体工作中。二是大局意识。一切服从于大局，一切服务于大局，是对秘书工作人员的基本要求。要时刻想着大局，牢牢把握大局，善于站在大局的高度认识问题、分析问题，提出解决问题的方案，并坚持在大局下行动。大局意识如果不强，就容易陷入本位主义和小团体主义，很难做好工作。三是服务意识。服务是秘书工作的根本。必须牢固树立服务意识，把服务贯穿于为领导、为部门、为地方乃至为人民服务的各个方面，贯穿于决策、执行的各个环节。
      把握一个关系，即谋事与做事的关系。要坚持以领导的思维谋事，以下属的身份做事，谋事时要做领导，确保不缺位；做事时要做下属，确保不越位。
      要以领导的思维谋事。在决策环节，必须树立领导意识，当好参谋、出好主意。要不在其位谋其政，要有领导的境界，多想想领导对这个事怎么看、领导需要我们做什么；要把自己当作领导，以领导的思维看问题，从领导的高度、角度想问题，从而提出解决问题的意见和建议。
      要以下属的身份做事。在落实环节，必须树立下属意识，抓落实、求实效。工作中不能做甩手掌柜、事不关己、高高挂起。要从思维和行动上，落实好领导的决策和意图，确保工作的顺利实施。如办会，要养成查三遍的习惯——制定方案全面检查，会前对照检查，会后再次复查，以防丢事、落事。办文，要养成过三遍的习惯——文件正式报出前，无论已经看了几遍、磨了几道，只要时间允许，要再看一遍，防止出现文字、逻辑方面的硬伤；对一遍，防止出现发文格式等方面的低级问题；滤一遍，领导交代的事，脑子里再进行一次回放，查漏补缺。
      要进行情境体验。通过情境体验，能够更加准确地把握领导需求，把握各个环节、各个细节，确保不出疏漏和问题。特别是在承办领导会议和活动中，情境体验尤为重要。承办领导会议和活动，重要的是确保细节到位、不落事，这方面即使有标准化的工作流程、模式化的操作规程，也难保不发生出人预料的事。

      三、主动与被动的关系
      秘书工作的好坏，在很大程度上要看其参谋助手作用发挥是否到位。这就要求我们处理好主动与被动的关系，在保质保量完成日常服务工作的同时，主动发挥参谋助手作用，以提高参谋服务的有效性、针对性。具体来说，须找准自身定位、养成三种习惯。
      找准定位，就是要站准位。作为秘书工作人员，要守纪律、懂规矩，会干事、干成事，参谋到位而不越位，特别是不能擅自做主，代替领导拍板决策。要未雨绸缪，在领导决策前，超前谋划，收集决策所需信息，提出可供参考的意见和建议；在领导决策中，要立足全局，把握重点，协助理顺决策中的各种关系，化解有关问题和矛盾，优质高效地为领导决策提供服务；在领导决策后，要认真抓好落实，及时发现落实中的问题，并根据情况变化，提出调整意见，为领导完善决策服务。
      养成习惯，就是要把制度融入习惯，以习惯培养作风。要养成积累总结的习惯。对从事的各项工作，要分门别类建立业务专卷，做到无论什么时候、领导提出什么问题，都能尽快找到有关资料。对发过的文、办过的会、办结的事，以及承办的重大事项，事后要及时回头看，反思总结，提高思想认识，完善相关制度，充实有关资料。
      要养成合情合理合法的思维习惯。秘书工作涉及方方面面，每个人都可能遇到不熟悉的领域或事项。在处理这些问题时，要牢固树立合情合理合法的思维习惯，对拟出台的政策进行合情合理分析，认真判断其合法性，防止出现违法问题，从而把好法规政策关，确保质量。
      要养成注重细节毫不懈怠的习惯。赢在境界，输在细节。境界的高低，决定了参谋服务的水平；细节的处理，决定了工作的成败。无论办文办会还是办事，在事情没有完全结束前，对每一个环节、每一个细节都不能掉以轻心，要始终如履薄冰，细之又细，把细节作为把关的重点。